Você pode fazer a inutilização de uma numeração de nota fiscal eletrônica quando a ordem de sequência for quebrada por motivos técnicos, fiscais ou por que ela ficou pendente e você continuou a emitir novas notas fiscais. Deve haver então uma comunicação com a Secretaria da Fazenda informando que o número de NF-e não será utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração. Importante lembrar que a inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e, seja ela Autorizada, Cancelada ou Denegada, portanto a nota fiscal necessariamente precisa estar com o status de Pendente. Por exemplo, você emitiu as notas fiscais de numeração 1,2,3,4 e 5, e por algum motivo a 3 e 4 ficaram como Pendente, neste caso você poderá inutiliza-las, pois houve uma quebra na sequência de numeração.
Sobre o prazo de inutilização de uma numeração
A cláusula décima quarta do ajuste SINIEF 07/05, diz que o contribuinte tem como prazo o limite o décimo dia do mês subsequente ao mês em que houve a quebra na sequência da numeração da NF-e, ou seja, se você está no mês de novembro, tem até o dia 10 de dezembro do mesmo ano para que seja realizada a inutilização
Como inutilizar uma nota fiscal eletrônica?
Primeiro Passo:
Acesse o emissor de notas fiscais da Digisan com seu login e senha:
http://app.diginfe.com.br
Segundo Passo:
Identificar as notas que quer inutilizar que estão com o status "pendente" e sua série e numeração na parte inicial do sistema ou clicando no menu "Gerenciar notas fiscais".
Terceiro Passo:
Clicar no menu "Inutilizar numerações" no canto superior direito acima da lista de notas.
Quarto Passo:
Selecionar qual o tipo de nota a ser inutilizada (NF-e ou NFC-e) a série, numeração inicial, numeração final e justificativa. Importante observar que no caso deste exemplo por se tratar de apenas uma nota a mesma numeração foi posta na inicial e final. Para inutilizar mais de uma por vez as numerações tem que ser sequenciais por exemplo: notas de série 0 e numeração 2667, 2668 e 2669. Se as numerações não forem sequenciais deve-se inutilizar de uma a uma como na imagem.
Após colocar as informações é só clicar em "Inutilizar Numeração"
Após colocar corretamente as informações as notas ficarão com o situação de "inutilizada", mas não se preocupe, elas realmente vão ficar ali aparecendo para você, isso é importante para que você lembre que a inutilizou e também para sua contabilidade ficar ciente.
Em caso de erro:
Caso você tente inutilizar uma nota e seja apresentado erro "241 - Rejeição: um número da faixa já foi utilizado" quer dizer que você esta tentando inutilizar uma numeração que já foi usada em outra nota, seja autorizada, denegada ou mesmo inutilizada. O sistema só permitirá inutilizar uma nota "pendente".