Erros acontecem mesmo que seja uma tarefa de rotina. Pode ter sido um erro de digitação no documento, trocando alguma informação do destinatário, uma falha nos cálculos que alterou valores, impostos e etc. Existem vários motivos diferentes que possam pedir o cancelamento da nota fiscal eletrônica. Mas é importante saber em que condições você pode cancelar essa nota.
Para que você consiga fazer o cancelamento é regra básica que a nota tenha sido emitida e tenha aprovação do fisco. No caso das notas fiscais de produto é obrigatório que a mercadoria ainda não tenha saído da sua empresa.
Para você entender melhor, vai a lista em tópicos de todas as exigências para cancelar uma NF-e:
A NF-e emitida deve ter sido autorizada pelo Fisco - protocolo "Autorização de Uso";
O cancelamento só será válido se for registrado antes da saída da mercadoria do estabelecimento;
O destinatário não pode ter realizado a Ciência da Emissão através de algum portal da SEFAZ ou programa específico para isso.
Cumpridas todas as etapas anteriores, o emitente tem um prazo de 24 horas a contar da autorização da nota na SEFAZ para efetuar o seu cancelamento (mas atenção: cada estado pode ter uma legislação específica, como o Mato Grosso, onde o limite máximo de tempo é de duas horas!).
Bom, então já sabemos que o prazo para cancelamento de nota fiscal eletrônica é extremamente curto, ou seja, fique muito atento ao momento que emitiu sua nota para não perder o prazo de 24 horas para cancelamento da nota fiscal.
Esse prazo de apenas 24 horas foi regulamento pelo Ato COTEPE 13/2010, do Conselho Nacional de Política Fazendária, para evitar que notas fossem canceladas após a circulação de produtos, o que acarretaria em problemas adicionais para emitente e destinatário, além de maiores dificuldades para a própria fiscalização. Ele pode ser ainda menor, conforme o estado. Converse com seu contador para saber como proceder.
Outra questão importante diz respeito ao que fazer se já ocorreu a Ciência da Emissão pelo destinatário, que não é conclusiva sobre a operação, mas sinaliza o conhecimento de que o documento foi emitido. Como o cancelamento não é possível nesse caso, a alternativa está na devolução da NF-e, que objetiva anular os efeitos da transação. Ela também deve ser autorizada pelo Fisco.
Procure o auxílio do seu contador nesse caso!
Como cancelar a nota fiscal eletrônica?
Primeiro Passo:
Acesse o emissor de notas fiscais da Digisan com seu login e senha:
http://app.diginfe.com.br
Segundo Passo:
Acesse o menu "Gerenciar Notas Fiscais".
Terceiro Passo:
Localize a nota que deseja fazer a carta de correção eletrônica e clique no botão "CANCELAR/CORRIGIR" ao lado direito da listagem.
Quarto Passo:
Selecione a opção "Cancelamento de Nota Fiscal".
Quinto Passo:
Escreva o motivo de estar cancelando a nota fiscal eletrônica e clique no botão "Enviar Evento". Não há um padrão de texto, mas o emissor tem a obrigação de descrever de forma clara e objetiva o motivo do cancelamento que deve ser considerado.
Excelente! Agora quando pegar o PDF novamente, você verá que a nota fiscal eletrônica terá uma tarja de "Cancelada" ao centro da página e também será acrescentado uma página com as informações referentes ao cancelamento.
Caso você queira conferir se sua carta de correção deu certo, você pode ir no site da Fazenda Nota fiscal Eletrônica:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consultaRecaptcha.aspx?tipoConsulta=completa&tipoConteudo=XbSeqxE8pl8=
Colocar a chave de acesso da nota fiscal e consultar clicando em "Continuar"!